Die Beihilfe-App 

Heutzutage lassen sich viele Dinge mit dem Smartphone oder Tablet und einer dazugehörenden App tun. Ob Routenplanung, Benzinpreis-Recherche oder Online-Einkauf – fast alle Aufgaben des Alltags kann man mobil erledigen.

Das gilt auch für das Stellen und Einreichen von Beihilfeanträgen. Seit 2018 können Beihilfeberechtigte in NRW ihre Belege mit dem Smartphone oder dem Tablet einscannen und online bei der Zentralen Scanstelle in Detmold einreichen. Neben NRW bieten auch der Bund und eine Reihe weiterer Bundesländer einen solchen Service an.

Möchte man die Beihilfe-App NRW nutzen, dann muss diese zuerst auf das digitale Endgerät übertragen werden. Die jeweils aktuelle Version der App findet man im Internet, entweder im App Store für Geräte mit dem iOS-Betriebssystem oder im Google Play Store für Geräte mit einem Android-Betriebssystem. Für Geräte mit dem iOS-Betriebssystem wird mindestens die Version iOS 13 empfohlen, für Android-Geräte mindestens die Version 9. Die App ist kostenlos.

Bei der Erstanmeldung muss man sich einmalig mit der eigenen Beihilfenummer registrieren. Daher ist es nicht möglich, den Erstantrag für die Beihilfe schon per App zu stellen. Die Beihilfenummer wird dann über eine gesicherte Leitung übertragen. Nach Prüfung durch die Beihilfe wird die App freigeschaltet, den Freischaltcode erhält man per Post. Diesen muss man in der App eingeben, danach muss man sich auf dem digitalen Endgeräte ein Passwort einrichten, mit dem die App jeweils geöffnet werden kann.

Man kann die App auf mehreren Geräten nutzen, allerdings ist es nicht möglich, die App einfach auf ein anderes Endgerät zu übertragen. Für jedes einzelne Endgerät ist eine jeweilige Freischaltung notwendig. Da jede App nur für die oder den Beihilfeberechtigte/-n freigeschaltet wird, ist es nicht möglich, dass verschiedene Personen dieselbe App nutzen. Wird die App auf einem Endgerät gelöscht und dann wieder neu installiert, dann erhält man per Post automatisch einen neuen Code für die Neuregistrierung. 

Wenn die App auf dem Gerät installiert wurde, können nach dem Öffnen die Belege eingescannt werden. Dazu aktiviert man auf dem Bildschirm die Funktion „Belege einreichen“. Auf der sich öffnenden Seite erfährt man, dass die App nur für die Beihilfeanträge verwendet werden kann, die auch mit einem Kurzantrag erledigt werden können. Es dürfen sich also seit dem letzten Beihilfeantrag keine Änderungen ergeben haben, etwa beim Familienstand oder bei der Bankverbindung. Sollte das der Fall sein, dann muss der Beihilfeantrag über das umfassende schriftliche Antragsformular „Antrag auf Zahlung einer Beihilfe“ gestellt werden.

Nach einer Bestätigung über „OK“ auf dem Bildschirm gelangt man zur Scanner-Funktion der App. Dort kann man dann wählen, ob man den Barcode auf den einzureichenden Belegen scannen möchte oder ob man die Belege mit der Kamera des Smartphones oder Tablets fotografieren will. Sollte die Qualität nicht zufriedenstellend sein, dann lässt sich der Vorgang auch abbrechen und das Erfassen wiederholen. 

Jeder Beleg muss einzeln erfasst werden. In der App wird man gefragt, ob der Beleg vollständig sei. Rückseiten und weitere Seiten eines Beleges können über das weitere Scannen oder Fotografieren hinzugefügt werden. So lassen sich weitere Belege zum Einreichen in einem Kurzantrag hinzufügen. Maximal 50 Seiten können mit einer Einreichung als Kurzantrag übermittelt werden. 

Auf der nächsten Seite in der App werden dann alle Belege, die zu einem Kurzantrag zusammengefasst werden sollen, angezeigt. Dort lassen sie sich gegebenenfalls auch wieder löschen.

Hat man alle Belege, die eingereicht werden sollen, fotografiert oder eingescannt, dann kann man sie mit der App an die Zentrale Scanstelle übertragen. Die Belege werden dazu in der App verschlüsselt und auch verschlüsselt versendet.

In der App erhält man einen Hinweis, ob die Übertragung erfolgreich war. Sollte das nicht der Fall sein, dann muss die Übertragung erneut gestartet werden. 

Unter der Funktion „Statusübersicht“ können die eingereichten Belege eingesehen werden. Somit können doppelte Einreichungen vermieden werden. Den Bearbeitungsstand des Beihilfeantrages kann man in der App nicht einsehen.

Die Festsetzung des Beihilfe geschieht durch die jeweilige Beihilfestelle. Von dort erhält man die schriftliche Festsetzung per Post.

Durch die Nutzung der App kann sich die Bearbeitungszeit eines Beihilfeantrages verkürzen, da der Postweg zur Zentralen Scanstelle in Detmold wegfällt. Zudem spart man sich auch das Briefporto, falls die Anträge nicht über die Schule eingereicht werden können.

Es ist nicht möglich, Heil- und Kostenpläne oder ähnliche Unterlagen mit der App einzureichen. Pflegeaufwendungen nach §§ 5 ff. BVO können allerdings ebenfalls mit der App geltend gemacht werden. Dazu muss die Anlage „Pflege“ von der Internetseite der Zentralen Koordinierungsstelle Beihilfe bei der Bezirksregierung Detmold in Papierform heruntergeladen und ausgefüllt werden. Diese muss mit der App eingescannt und mit eventuell zugehörigen Belegen als eigenständiger Antrag in der App eingereicht werden. 

Im Internet findet man auf der Seite der Finanzverwaltung NRW weitere Informationen und Links zur Nutzung der Beihilfe-App. 

Als Mitglied im vLw NRW stehen Ihnen jedoch auch das Beratungstelefon des vLw NRW sowie die Beratung durch den Arbeitskreis Beihilfe im Ausschuss für Dienst- und Tarifrecht zur Verfügung.

Diese Zusammenstellung erfolgte durch den Ausschuss „Dienst- und Tarifrecht“ nach bestem Wissen. Rechtsansprüche sind hieraus nicht abzuleiten.